¿Qué es Modern Workplaces?

Es muy posible que el término Modern Workplaces te sea familiar, sobre todo desde el comienzo de la pandemia COVID19, cuando fue tan necesario como imprescindible el dar paso a soluciones que permitieran una transición rápida de un modelo de trabajo tradicional a un modelo online. Pero este término no es algo nuevo, ya lleva cierto tiempo entre nosotros.

La digitalización ofrece nuevas fronteras en cuanto a movilidad, colaboración y productividad que hasta hace unos años parecían impensables, y tanto directivos como empleados tienen que ser conscientes de los beneficios de los cuales podrán aprovecharse para conseguir hacer más a diario.

¿De dónde surge el término Modern Workplace?

Modern Workplace es un concepto desarrollado por Microsoft con el objetivo de acercar las bondades de la nube a las empresas en un enfoque basado en una nueva cultura de trabajo basada en tres pilares:

  • Colaboración: Las empresas tienen a su alcance diversas herramientas como Microsoft Teams para que los empleados puedan colaborar, compartir y comunicarse desde cualquier lugar, trasladando la oficina allá donde se encuentren.
  • Flexibilidad: Gracias a la posibilidad de acceder a dichas herramientas a través de cualquier dispositivo, ya sea en el escritorio, en portátil o en móvil y desde cualquier plataforma.
  • Seguridad: Para que no importe si un trabajador se conecta desde una red empresarial o desde la conexión a Internet de su hogar. Un entorno siempre seguro, actualizado y que cumple con la normativa europea de protección de datos, GDPR.

Se trata por tanto de una plataforma inteligente, capaz de optimizar el modo en modo en el que trabajamos mediante la combinación de Office 365 (como una plataforma “as a Service”), Windows 10 y Enterprise Mobility+Security, que permiten, mediante las capacidades que ofrece Windows 10 y Microsoft Teams, el trasladar la oficina a cualquier lugar, compartiendo y comunicándonos de manera fluida con nuestro equipo desde un PC de escritorio, un portátil o un smartphone.

La integración que Office 365 tiene con el entorno Windows 10, así como la disponibilidad de aplicaciones en otras plataformas como Mac, iOS y Android, hacen de nuestra plataforma de colaboración y productividad una de las piezas fundamentales en esta apuesta de Modern Workplace.

Esto ofrece una particular ventaja. Al no tener que acudir a nuestra oficina, nos ahorraremos una cantidad nada despreciable de desplazamientos, lo que lleva también una disminución en las emisiones de CO2 logrando un mundo más sostenible.

Y los administradores IT también podemos descansar tranquilos. La capa Enterprise Mobility+Security incluida en Microsoft 365 permite controlar la identidad de acceso a la nube y administrar dispositivos y aplicaciones móviles. Así que todo son ventajas.

Aquí os dejamos un video de Microsoft 365 que os puede ser de mucha utilidad

¿Para qué sirve el Modern Workplace?

Como ya comentamos. La idea principal que emana de este concepto es crear un entorno de trabajo, moderno, ágil, funcional y seguro basado en los tres pilares antes mencionados.

Además de Microsoft 365, Windows 10 Enterprise y Enterprise Mobility+Security también podemos encontrar un market con un catálogo completo de herramientas pensadas para mejorar nuestra productividad y capacidad de colaboración, además de otras diseñadas para integrarse otras aplicaciones 3rd party usadas en el mundo de los negocios o el sector educativo.

¿Cómo funciona el Modern Workplace?

Una vez contratada nuestra suscripción es posible acometer cada proyecto laboral y proteger tu entorno de trabajo sin las limitaciones de tiempo y espacio impuestas por las formas de trabajo más convencionales. Facilitando la labor en equipo con múltiples ubicaciones y diversos dispositivos.

Quiero decir, existen soluciones para todos los casos, ya sean empresas o entornos educativos. En cuestiones de productividad, el marco del Modern Workplace te proporciona herramientas de gestión intuitivas y sencillas de usar, facilita la cooperación entre tus equipos y la automatización del flujo de trabajo.

Pero seguramente el aspecto clave no sea dónde vamos a trabajar, sino cómo vamos a trabajar. Porque ¿Qué hemos aprendido de este abrupto salto a los entornos de trabajo virtuales? Si se analiza con detalle, hay tres puntos básicos que diferencian el trabajo en oficina tradicional de la forma en que se organiza una empresa distribuida.

Los principales serían la accesibilidad, las comunicaciones asíncronas y el seguimiento basado en resultados. Estos elementos son los que definen y habilitan el trabajo en remoto, y por tanto los que pueden definir el Modern Workplace o “Puesto de trabajo moderno”.

¿Por qué adoptar el Modern Workplace con Microsoft?

Si todavía tienes dudas, Microsoft ha puesto el acento en la seguridad en todo el proceso de trabajo, de un extremo a otro, para lo cual ha añadido una capa adicional de seguridad. Su sistema te brinda información para la defensa de manera proactiva contra amenazas avanzadas, como malware, phishing y ataques de día cero, así como protección de identidad, aplicaciones, datos y dispositivos con Azure Active Directory, Microsoft Intune y Protección de la información de Windows.

Qué es Microsoft 365

Microsoft 365 (también conocido como Office 365) es la herramienta cloud creada por Microsoft que permite crear, acceder y compartir documentos online entre distintos usuarios en Word, Excel, PowerPoint y OneNote, entre otros. Para ello, solo necesitas tener acceso a internet y disponer del programa OneDrive.

Office ofrece diferentes paquetes en función del tamaño de la empresa o el número de usuarios que vayan a utilizar estos servicios. Además, los usuarios pueden escoger entre tres tipos de paquetes: para el uso privado, para empresas o para estudiantes o profesores. Cada uno tiene características propias (número de usuarios, programas integrados, espacio…) y, correspondientemente, se ofrece a precios diferentes.

Los beneficios de trabajar con Microsoft 365 son muchos, vamos a repasar los principales:

  • Trabajar en la nube, aunque ya hemos comentado en artículos anteriores las grandes ventajas de trabajar en la nube, en este caso destacamos solo la más importante: el poder trabajar donde quieras siempre que haya conexión.
  • Excelentes herramientas de colaboración y organización interna
  • Uso de herramientas pioneras de creación de contenidos y organización de la información como Word, Excel y PowerPoint
  • Aplicaciones actualizadas
  • Microsoft te permite aumentar los servicios contratados a medida que tu empresa crece.

Para aquellos que no sepan los productos que incluye Microsoft 365, dejamos la lista a continuación:

  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft OneNote: para aquellos que aún no lo conozcan, OneNote es una herramienta relativamente nueva que permite tomar notas e información online. Se pueden incluir desde notas, recortes, dibujos o incluso comentarios de audio.
  • Microsoft Publisher: es la aplicación de Microsoft de autoedición o DTP.
  • Microsoft Exchange: servidor de correo o calendario.
  • SharePoint
  • Skype for Business: programa que nos permite hacer reuniones profesionales a través de videollamadas.
  • Microsoft Teams: plataforma de comunicación y colaboración unificada a través de chats y reuniones de video entre usuarios.
  • OneDrive for Business: herramienta online que permite crear, modificar y archivar documentos de Word, Excel y PowerPoint de manera colaborativa.

Herramientas de Modern Workplace

¿Qué herramientas incluye este espacio de trabajo? Seguramente ya habrás usado uno o varios de estos recursos alguna vez, otras ya las hemos mencionado aquí. Disponemos de un gran abanico de posibilidades. Podemos almacenar, gestionar y desarrollar datos, documentos y aplicaciones en la nube, facilitar el trabajo remoto y colaborativo o compartir archivos, entre otras muchas funcionalidades. Estas son algunas de esas herramientas:

  • Microsoft Office 365.
  • Microsoft Business Voice.
  • Enterprise Mobility + Security.
  • Azure Active Directory.
  • Microsoft Teams.
  • One Drive.
  • Microsoft Power Automate.
  • Power BI.
  • Azure Virtual Desktop (Antes WIndows Virtual Desktop). 

Conclusión

Trabajar a distancia ya no es un “palabro” inventado. Especialmente en los últimos dos años hemos visto cómo este concepto se ha ido convirtiendo en una realidad que ahora nos resulta muy familiar. Debo admitir que al principio era un poco reticente. En especial la comunicación asíncrona era un importante desafío para mí acostumbrado a resolver mis consultas a base de levantar la cabeza del escritorio y preguntar al compañero de enfrente.

Estoy realmente seguro de que muchas personas que lean esto se relacionarán mucho porque trabajar desde casa requiere mucha concentración, disciplina, responsabilidad y, por supuesto, un lugar cómodo para lograr la productividad.

Esto ya no es un problema. Con herramientas “modern workplace friendly” cosas como conectar con mi equipo inmediato ya no es un desafío. Basta con crear una sala en Teams y compartir nuestros ficheros mediante OneDrive o consultar la información disponible en nuestra intranet basada en SharePoint. Todo gracias a las herramientas que ofrece Modern Workplace.