Esta es la tercera entrega del ciclo El Gobierno del Dato y Transformación Digital. Escritos conjuntamente por Remedios López Pajares y Miquel Bonet López, a lo largo de cada capítulo, nos irán explicando cómo tener una visión clara sobre qué buenas prácticas aplicar en los diferentes contextos en los que manejamos datos y las ventajas que aportan al desarrollo de nuestros proyectos.
Existen diferentes herramientas de gobierno del dato disponibles en el mercado. Algunas herramientas ofrecen más funcionalidades que otras. Pero la decisión del uso de una u otra herramienta depende en última instancia de las necesidades de la empresa, el entorno y cultura empresarial, y el volumen y tipología de datos que se maneja.
La estrategia de gobierno del dato no puede partir de la decisión de la compra de una herramienta, sino que debe evaluar primero cuales son las necesidades concretas sobre las que estructurarla y según ello invertir en una herramienta que se ajuste a los objetivos concretos que resulten de dicho análisis. A medida que los datos sigan creciendo de manera exponencial, aumentará la necesidad de invertir en herramientas que ayuden a mantener la integridad y el control sobre los datos, y mejorando por tanto el retorno de la inversión.
Al realizar iniciativas de Gobierno del Dato es fácil que éstas giren en torno a una implantación tecnológica y que se descuiden otros aspectos menos tangibles pero vitales para su éxito, como son por ejemplo los relacionados con los procesos y las personas. Una buena estrategia de gobierno es aquella cuyo fin último es la implantación de la cultura del dato en la empresa a través de la generación de valor y la mejora continua.
Cuando analizamos la posible compra de una herramienta, un buen punto de inicio es valorar los beneficios que aporta en función de los pilares de gobierno o de los servicios asociados. Es importante tener siempre en mente que la tecnología es una parte del gobierno del dato, que nos servirá de acelerador para agilizar y facilitar la implantación del modelo objetivo que perseguimos. Es por este motivo que al preguntarnos qué nos aportan las herramientas de gobierno es importante hacerlo desde todos los aspectos del gobierno:
Los usuarios disponen de una única plataforma desde la que realizar las gestiones con los datos y en la que tienen toda la información. Con lo que se evita la utilización de Excel o documentos, se reduce la dispersión de la información, se reducen los procesos manuales,...
Las herramientas de gobierno permiten centralizar toda la información sobre los datos y habilitar un único punto de acceso. Por lo que facilita y democratiza el acceso a la información.
Frecuentemente, los procesos relacionados con los datos no existen o son desconocidos por los usuarios. Una herramienta permite definir los flujos, habilitar validaciones, y en definitiva proporcionar una plataforma desde la que gestionar los procesos.
Se reducen las ineficiencias y el tiempo que los usuarios dedican a realizar ciertas tareas relacionadas con los procesos como por ejemplo, dificultades para identificar los responsables, seguimiento y gestión de las peticiones de servicios, búsqueda de información en varios canales (email, excels, powerpoints, …), etc.
Con las herramientas de gobierno es posible conectarse a los sistemas actuales de la organización y obtener la información de manera automática. La adopción de la herramienta adecuada puede facilitar esta interoperabilidad y sinergias entre sistemas.
Es posible ofrecer los servicios sin una herramienta de gobierno. No obstante, el esfuerzo humano requerido para hacerlo y mantenerlo de manera sostenible, se reduce notablemente al utilizar una herramienta.
Una herramienta no solo facilita el escalado a otras áreas dentro de la organización, si no que también permite adaptar los recursos a las necesidades reales y escalarlos en caso de tener que dar respuesta a un incremento de la demanda, ya sea puntual o duradero (por ejemplo, el herramientas cloud).
El gobierno del dato no son iniciativas puntuales, sino que deben ser mantenidas a lo largo del tiempo. Por ello es necesario automatizar el máximo posible los cambios que deban realizarse. Además, con las herramientas se dispone de una traza que facilita la adopción y cumplimiento de normativas como la GDPR.
Otra manera de valorar la aportación de las herramientas de gobierno del dato es hacerlo en función de los servicios que queramos ofrecer a nuestros usuarios.
A la hora de elegir la herramienta de gobierno del dato para nuestra organización no se trata de escoger las mejores herramientas del mercado, ni las más potentes, sino que tenemos que seleccionar aquella herramienta o conjunto de herramientas que mejor se adapten a nuestras necesidades y que nos permitan ofrecer el mejor servicio posible a los usuarios, teniendo en cuenta los diferentes ámbitos del gobierno del dato.
Es de todos conocidos que existen en el mercado diferentes proveedores de herramientas. Algunos de ellos se orientan a resolver la problemática concreta de un área de gobierno, otros en proporcionar soluciones globales de un programa del dato, otros orientados a proponer soluciones de gobierno que complementen el resto de sus soluciones orientadas al dato.
Algunos de los principales proveedores de dichos servicios son los siguientes:
Ahora que somos conscientes de la necesidad de acometer nuestro programa de datos con una herramienta de gobierno del dato, es hora de pasar a analizar cuáles son las funcionalidades básicas que necesitamos evaluar para elegir aquella herramienta que mejor se ajusta a nuestras necesidades. Algunas de dichas características se enumeran a continuación:
Existen varios proveedores de servicios de gobierno del dato. El mejor proveedor de servicios para una empresa debe ser el que pueda personalizar su solución de acuerdo con sus necesidades comerciales. Es necesario por tanto comparar las diferentes ofertas recibidas por un mismo servicio, y analizar los diferentes análisis, foros y casos de estudio. En cualquier caso, antes de firmar un acuerdo, debemos saber qué esperar del futuro proveedor.
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